Daten sichern und Ordnung halten als Naturfotograf

Häufig werde ich gefragt, wie ich meine Bilddateien sichere und ob ich eine Bildverwaltung einsetze, bzw. wie ich meine Bilder ordne. An dieser Stelle möchte ich Euch einmal zeigen, wie ich meine mittlerweile 10TB an Bilddaten organisiere und sichere.
Jeder, der mich kennt, weiß, dass ich manchmal etwas chaotisch bin. Dennoch ist mir in mittlerweile über 24 Jahren Fotografie noch kein Bild verloren gegangen. Und auch, wenn ich nach bestimmten Bildern suche, so finde ich sie recht schnell - und dies ohne eine Bildverwaltungssoftware zu verwenden. Für die Speicherung meiner Bilder verwende ich externe Festplatten. Naturbilder und private Bilder habe ich hierbei auf getrennten Festplatten unterbracht.
Auf den Festplatten habe ich zunächst Jahresordner erstellt. Ich benenne sie als "Naturbilder 2023" "Naturbilder 2024" und so weiter. Jedesmal wenn ich Bilder von meiner Kamera auf die Festplatte übertrage erstelle ich im entsprechenden Jahresordner einen neuen Ordner. Diese bezeichne ich mit dem genauen Datum und grob dem Inhalt. Dies sieht dann beispielsweise so aus : "2024-01-05 R7 Nordseekueste Wiesenpieper Alpenstrandlaeufer Silbermoewe Landschaft". Beim Durchschauen weiß ich somit sofort, wo ich was mit welcher Kamera fotografiert habe. Für meine Kamera Reviews ist dies immer ganz praktisch, wenn ich schon sehe, mit welcher Kamera die Bilder entstanden sind, bevor ich entsprechende Bilder öffne. Und wenn ich die Ordnernamen mit der Kurzen Beschreibung sehe (selbst noch die aus 2002), kommen sofort Erinnerungen an den entsprechenden Tag hoch, und ich weiß welche Bilder dort zu finden sind. Dieses etwas außergewöhnliche System hat noch weitere Vorteile. Wenn die ich Jahresordner öffne, sehe ich sofort, was ich zu welcher Zeit fotografiert habe. Ich sehe also sofort, wann ich beispielsweise Ringelnattern bei der Paarung erwischen könnte oder wann der beste Zeitpunkt ist, Eisvögel beim Füttern zu fotografieren. Meine Privatbilder sind nach dem gleichen Schema geordnet, bezeichnet auch mit den Namen der fotografierten Personen auf den Bildern. Die Bilder selbst behalten hierbei Ihre ursprüngliche Bezeichnung.

Ein Bildarchivierungsprogramm kommt bei mir nicht zum Einsatz. Bilder werden täglich auf der Festplatte gesichert. Jede auf die Festplatte übertragene Speicherkarte bekommt einen eigenen Ordner, benannt nach Datum, Kamera und den fotografierten Motiven. Dieses System ist sicherlich etwas ungewöhnlich aber für mich am effektivsten.

Kommen wir jetzt zur Sicherung. Nachdem die Bilder auf die erste Festplatte, ich nenne sie meine Arbeitsfestplatte, übertragen habe, synchronisiere ich sie mit einer zweiten Festplatte. Nun sind die Bilder zumindest schon einmal grob gesichert, falls meine Arbeitsfestplatte einmal Probleme machen sollte. Alle 1 bis zwei Monate sichere ich die Arbeitsfestplatte dann auch noch auf einer 3. Sicherungsfestplatte, welche an einer anderen Adresse aufbewahrt wird. So würde es selbst bei einem Brand im Haus keinen kompletten Datenverlust geben. Das Ganze ist schon mit etwas Arbeit verbunden, und man darf die Datensicherungen natürlich nicht "schleifen" lassen.
Ca. alle 3 Jahre werden dann neue Festplatten gekauft. Die alten werden aber nicht entsorgt, sondern werden mit dem entsprechenden Bildbestand trocken und sicher gelagert. Für den Fall der Fälle, wenn alle neueren Festplatten komplett ausfallen sollten.
Ein viel größeres Problem als die Bildsicherung ist bei mir die Ordnung meiner Papiere. Deutschland ist in dieser Hinsicht noch extrem rückständig, so dass viele Unterlagen tatsächlich noch in Papierform existieren und auch aufbewahrt werden müssen. Durch viele Kontakte nach Dänemark oder Schweden wissen wir, wie einfach alles sein könnte. Aber es ist nun einmal wie es ist. Als Selbstständiger muss man viele Belege bis zu 10 Jahre aufbewahren, und dazu kommen noch die anderen Papiere für Krankenversicherung, KFZ, Geburtsurkunden und so weiter. Auch hier habe ich mittlerweile eine Lösung gefunden. Ich verwende lieber mehr Ordner mit weniger Inhalt, als zu volle Ordner, durch die ich mich dann hindurchwühlen muss. Und ich verwende keine Ordner von der Stange. Jeder Ordner ist bei mir ein Unikat, so muss ich gar nicht erst lesen was draufsteht, sondern greife gleich zum richtigen. Heutzutage kann jeder mit wenigen Klicks im Internet seine Ordner selbst gestalten (Größe, Material, oder Innentaschen für sofort griffbereite Dokumente) oder aber auch bedrucken. Darauf achten sollte man allerdings, dass auch auf dem Ordnerrücken sofort erkennbar ist, für welche Unterlagen es sich handelt. Und wie gesagt, lieber einen Ordner mehr, als wenige aber dafür zu volle Ordner, in denen sich möglicherweise "Themen" auch noch überschneiden. Dies gilt sowohl für die Bilderordner als auch für die Papierordner :-)